De 20K a 28K sin añadir una sola feature

El caso real de una PYME que pagó de más por su software de gestión — y cómo lo arreglamos

1. La empresa

Empresa del sector logístico con 25 empleados. Gestionaban su operativa con una combinación de Excel, emails y un ERP genérico que no terminaba de adaptarse a sus procesos.

Necesitaban un software a medida para gestionar pedidos, rutas de reparto y facturación. Algo que hablara con su ERP pero que se adaptara a su forma de trabajar, no al revés.

Decidieron buscar un proveedor de desarrollo. Recibieron tres presupuestos. Eligieron el que parecía más completo y con mejor relación calidad-precio.

2. Lo que pasó después

Primer cambio: "Nos faltan campos en el formulario de pedidos"

Semana 3 de desarrollo. El equipo de operaciones ve una primera versión del formulario de pedidos y se da cuenta de que faltan tres campos que usan a diario. No estaban en el documento de alcance porque el comercial que hizo el levantamiento no habló con el equipo de operaciones.

El proveedor responde: "No está en el alcance. Presupuesto adicional: 1.400€."

Segundo cambio: "Necesitamos que el sistema de rutas priorice por zona"

Semana 7. Durante una demo interna, el responsable de logística dice: "Esto está bien, pero nosotros asignamos rutas por zonas, no por orden de entrada. ¿Se puede cambiar?"

Era un cambio en la lógica central del módulo de rutas. El proveedor: "Es un cambio de alcance. 2.100€ adicionales."

Tercer cambio: "El ERP nos ha cambiado la API"

Mes 3. La integración con el ERP, que era un requisito del alcance original, resulta más compleja de lo estimado. El ERP había actualizado su API y la documentación no coincidía con lo que el proveedor había calculado.

El proveedor: "Esto no es un cambio de alcance, es un imprevisto técnico. Pero requiere trabajo extra. 1.500€ para adaptar la integración."

El coste que no se ve: horas internas perdidas

Durante los 7 meses que duró el proyecto (3 más de lo previsto), el equipo de la empresa invirtió aproximadamente 60 horas en reuniones, validaciones, explicaciones y re-trabajo por malentendidos.

A un coste medio de 25€/hora:

3. El desglose final

Y si contamos el coste de oportunidad por los 3 meses de retraso (ahorros operativos que no se materializaron, clientes que no se captaron con el nuevo sistema), el número real probablemente supera los 28.000€.

4. Lo peor no fue el sobrecoste

El proyecto se entregó. Funcionaba. Pero 18 meses después:

• La empresa había cambiado de transportista principal y el módulo de rutas necesitaba adaptarse.
• Habían abierto una segunda nave y necesitaban multi-almacén.
• El ERP había lanzado una versión nueva y la integración empezaba a fallar.

El proveedor original ya no estaba disponible. El contrato había terminado. Nadie en la empresa sabía exactamente cómo funcionaba el sistema por dentro.

Presupuesto para "actualizar" el software: 9.500€ con otro proveedor. Que además dijo que había partes que era mejor rehacer desde cero.

5. El cambio de modelo

En ese momento, la empresa decidió probar algo diferente.

En lugar de contratar otro proyecto cerrado, contrataron un equipo en modelo retainer mensual.

¿Qué cambió?

En los primeros 6 meses de retainer, el equipo:

• Migró el sistema antiguo en lugar de rehacerlo → ahorro de ~6.000€
• Añadió multi-almacén, adaptó rutas al nuevo transportista y actualizó la integración con el ERP
• Implementó mejoras que el equipo de operaciones fue pidiendo sobre la marcha
• Mantuvo el sistema actualizado y funcionando sin interrupciones

Coste total en 12 meses de retainer: 34.800€.

Comparemos:

El retainer costó menos en 2 años. Y el software nunca se quedó parado.

6. Por qué pasó esto

No fue culpa del proveedor. El proveedor hizo lo que el modelo le permitía hacer: proteger sus márgenes, facturar los cambios, entregar lo acordado.

El problema fue el modelo en sí:

• El presupuesto cerrado penaliza el aprendizaje. En software, aprendes lo que necesitas mientras lo construyes. Con precio fijo, cada aprendizaje cuesta dinero.
• El presupuesto cerrado desincentiva la colaboración. Proveedor y cliente tienen intereses opuestos: uno quiere minimizar horas, el otro maximizar valor.
• El presupuesto cerrado no contempla el mantenimiento. El software no es una foto, es una película. Necesita evolucionar.

7. ¿Significa esto que el presupuesto cerrado nunca funciona?

No. Hay casos donde tiene sentido:

• Proyectos muy pequeños y perfectamente definidos
• Cuando el alcance no va a cambiar (raro en software a medida)
• Cuando tienes un equipo técnico interno que puede mantenerlo después

Pero si tu software es central para tu negocio, si va a evolucionar con tu empresa, y si no tienes un equipo técnico interno que lo mantenga... el modelo de proyecto cerrado probablemente te saldrá más caro de lo que parece.